Um bar de vinhos no Porto que corre inteiro sobre software nosso. A wine bar in Porto that runs entirely on software we build.

O problemaThe problem

Um negócio pequeno com a complexidade operacional de um grandeA small business with a large one's operational load

Um bar de vinhos com equipa a turnos, obrigações de HACCP, faturas de dezenas de fornecedores no formato fiscal português, uma carta com centenas de referências, contagens de stock, envios de vinho para fora e um clube de membros. Tudo isto vivia em papel, folhas de cálculo e grupos de WhatsApp — e cada mês fechava-se à mão. A wine bar with shift staff, HACCP obligations, invoices from dozens of suppliers in the Portuguese fiscal format, a list with hundreds of references, stock counts, international wine shipping and a members' club. All of it lived in paper, spreadsheets and WhatsApp groups — and every month was closed by hand.

A Sapo Azul substituiu esse conjunto por um sistema único, desenhado à volta de como a casa trabalha mesmo, e opera-o desde então. Sapo Azul replaced that patchwork with a single system, designed around how the house actually works, and has run it ever since.

O sistemaThe system

Três superfícies, um backendThree surfaces, one backend

• 01 App de staffStaff app

  Android e iOS. Check-in e checkout de turno com validação de GPS, checklists de HACCP, digitalização de faturas pela câmara, horário e férias, ficha pessoal. Desbloqueio biométrico. Android and iOS. Shift check-in/out with GPS validation, HACCP checklists, camera invoice scanning, schedule and holidays, personal profile. Biometric unlock.

• 02 Kiosk de shippingsShippings kiosk

  PWA num tablet ao balcão, protegida por PIN e por IP. Pedidos de envio de vinho e contagens de inventário, sem exigir conta pessoal a quem está ao serviço. A PWA on a tablet at the counter, locked by PIN and IP. Wine shipping orders and inventory counts, without requiring a personal account from whoever is on the floor.

• 03 BackofficeBack office

  Painel central na web: RH e ponto, finanças e faturas, carta e catálogo de vinhos, inventário e quebras, HACCP, eventos, loja online e as definições de toda a operação. The central web panel: HR and time, finance and invoices, wine list and catalogue, inventory and breakage, HACCP, events, online shop and the settings for the whole operation.

ExperimentarTry it

A funcionar, com dados fictíciosRunning, on sample data

Não são mockups. É o mesmo software que a casa usa, a correr num backend de demonstração com dados inventados (equipa, vinhos, faturas e valores todos fictícios). Podem clicar à vontade. These aren't mockups. It's the same software the house uses, running on a demo backend with made-up data (team, wines, invoices and figures all fictional). Click around freely.

CapacidadesCapabilities

O que o sistema fazWhat the system does

• RH e pontoHR & timeEscalas, turnos, check-in por GPS, mapa de horas, férias segundo a lei portuguesa, e um relatório mensal enviado automaticamente à contabilidade.Rotas, shifts, GPS check-in, hours map, holidays under Portuguese law, and a monthly report sent automatically to the accountant.
• Faturas de fornecedorSupplier invoicesDigitalização pela câmara, campos do formato fiscal PT (NIF, ATCUD), agregação por fornecedor, envio para a contabilidade.Camera capture, Portuguese fiscal fields (NIF, ATCUD), per-supplier aggregation, hand-off to accounting.
• Carta e catálogo de vinhosWine list & catalogueCentenas de referências, produtores, castas e regiões, preços por modo de consumo, e exportação da carta impressa.Hundreds of references, producers, grapes and regions, pricing by serving mode, and print-list export.
• Inventário e quebrasInventory & breakageContagens de stock feitas pela equipa, mapa de quebras de louça por departamento, reconciliação mensal.Team stock counts, per-department breakage log, monthly reconciliation.
• HACCPTarefas configuráveis, preenchimento pela app, histórico e documentos — o dossiê de segurança alimentar sempre em dia.Configurable tasks, app-side filling, history and documents — the food-safety file always current.
• ShippingsPedidos de envio de vinho para fora, com tarifário, estado e detalhe, a partir do kiosk ou do backoffice.International wine shipping requests, with rates, status and detail, from the kiosk or the back office.
• Loja online e clubeOnline shop & clubFichas públicas dos vinhos, escolhas da casa, sugestões de clientes, clube de membros e códigos promocionais.Public wine pages, house picks, customer suggestions, members' club and promo codes.
• ComunicaçãoCommunicationComunicados internos, notificações push, email transacional e WhatsApp — tudo pelo mesmo sistema.Internal announcements, push notifications, transactional email and WhatsApp — all from one system.

EscalaScale

Ao que já chegouWhere it stands

• ~12anos a manter a tecnologia da casa a funcionaryears keeping the house's technology running
• 3apps ligadas a um só backendapps on a single backend
• ~80ecrãs no backofficeback-office screens
• ~29klinhas de código na app weblines of code in the web app

Como é feitoHow it's built

StackStack

Um monorepo, um backend, três frontends. Sem dependência de plataformas fechadas: tudo alojado em servidor próprio, com backup do código e da base de dados antes de cada atualização. One monorepo, one backend, three front ends. No lock-in to closed platforms: everything self-hosted, with a code and database backup before every update.

PropriedadeOwnership

Construído e mantido pela Sapo AzulBuilt and maintained by Sapo Azul

O sistema é propriedade da Sapo Azul, que o desenvolve e opera. O The Wine Box usa-o sob licença. É o modelo de parceria de produto: entrada mais baixa, um valor recorrente, e o cliente tem sempre a versão mais recente sem a manter. The system is owned by Sapo Azul, which develops and runs it. The Wine Box uses it under licence. It's the product-partnership model: lower upfront cost, a recurring fee, and the client always has the latest version without maintaining it.

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